Circuito de Firmas
El administrador documental puede diseñar el circuito de revisión y aprobación con firma digital. El circuito de firma digital es multinivel y con comunicación automática vía mail realizada por el sistema.
Una vez que se ha dado de alta el documento al sistema, en estado de Elaboración ó Revisión, presionando el ícono correspondiente a la firma digital 
el sistema presentará la siguiente pantalla:
Se podrá ingresar para cada nivel, los usuarios que deberán revisar o aprobar dicho documento. Presionando 
Una vez que se hayan definido los usuarios en los distintos niveles del circuito de firmas, se deberá presionar 
El sistema se encargará de comunicarle vía mail a todos los usuarios del nivel 1, registrando fecha y hora en que se ha realizado dicha tarea.
Los usuarios recibirán el mail con el link al formulario de firma. En el mismo podrán acceder al documento que deberán revisar o aprobar.
Una vez que todos los usuarios del nivel lo hayan firmado, el sistema enviará una comunicación vía mail a los del nivel 2. Y así sucesivamente hasta alcanzar el máximo nivel, donde el sistema le comunicará al administrador emisor que ha sido concluido dicho proceso.
El mail que le llega al administrador, posee un link directo a la edición del encabezado del documento.
Los pasos a seguir son:
Pasar el estado a Aprobado.
Si existe la versión anterior, marcar el check box para pasarla a obsoleta.
Comunicar físicamente una vez que el documento haya sido guardado.
iDoc se encarga de forma automática de guardar en los campos correspondientes al usuario que revisó y elaboró, como así también la fecha en que lo hicieron. Para ello sigue la premisa de tomar en el mayor nivel de revisión al último de los usuarios incorporados en el circuito de firma; de la misma manera hace con el aprobador.
Los íconos para visualizar la situación de un documento respecto al proceso de firma son los siguientes:
Sin proceso de firma digital.
Con proceso sin terminar.
Proceso de firma terminado.
Proceso de firma interrumpido por rechazo.
Si por alguna razón un usuario rechaza el documento, iWeb SGC se encargará de comunicarle vía mail el rechazo producido a todos los usuarios del mismo nivel del usuario que rechazó, a los de los niveles anteriores, y al administrador emisor del circuito de firma.
Para que el sistema compute y efectivice el rechazo, deben indicarse las razones en el campo Observaciones. Sólo así el documento quedará en estado rechazado.
Cambio de Responsable del Circuito de Firmas
Cómo dice el nombre, este formulario sirve para cambiar algún responsable de firma de un documento, reemplazandolo por otro.
Al ingresar, veremos una pantalla de búsqueda:
Al pulsar el botón Ingresar Registro se inicia este proceso:
Primero se debe ingresar el usuario a reemplazar, y en el campo siguiente el usuario que lo reemplazará. Al guardar esta primera parte, se hará el cambio automáticamente, completándose la parte 2 del formulario por el sistema, que guardará los datos para la auditoría.
Este módulo le permite al administrador ver el estado de firma de todos los documentos que se encuentran bajo su control.
El campo Firmas permite mostrar las distintas etapas en la firma de los documentos:
Por ejemplo, además de identificar a los usuarios que están demorando la firma, se pueden visualizar los usuarios que serán comunicados una vez que el nivel en el cual se está llevando la firma haya concluido.
Haciendo clic en el siguiente filtro de búsqueda nos mostrará las opciones que ofrece iWeb:
Además se permite realizar árboles "personalizados" indicando las carpetas y sub-carpetas en las que deseamos agrupar los documentos, y a cuál corresponde cada documento ingresado.
Estos tipos de árboles los vamos a poder ver seleccionando nuestros árboles en el campo "Árbol documental".
Seguimiento de Firmas
Este módulo le permite al administrador ver el estado de firma de todos los documentos que se encuentran bajo su control.
Un documento se puede encontrar en los siguientes estados:
En proceso de firma: puede estar pendiente en uno o varios usuarios, pero siempre del mismo nivel.
Aprobado: se ha concluido el proceso de firma satisfactoriamente y ha resultado Aprobado.
Rechazado: se ha interrumpido el proceso debido a que uno de los usuarios del circuito lo ha rechazado.
El campo Firmas permite mostrar las distintas etapas en la firma de los documentos:
Por ejemplo, además de identificar a los usuarios que están demorando la firma, se pueden visualizar los usuarios que serán comunicados una vez que el nivel en el cual se está llevando la firma haya concluido.